La formulación de las cuentas anuales: no lo dejes para el último día

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La formulación de las cuentas anuales: no lo dejes para el último día

Hablamos de un trámite al que no se le suele dar la importancia que merece. Te explicamos por qué.

Los administradores están obligados por Ley a formular las cuentas anuales de la sociedad dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.  En la gran mayoría de las ocasiones, el ejercicio finaliza  el 31 de diciembre, coincidiendo con el año natural, por tanto la fecha límite para que los administradores formulen y firmen las cuentas anuales es el 30 de marzo del año siguiente, es decir, dentro de unos días.

No debe confundirse la formulación con la aprobación de las cuentas:

En la práctica aún existe un gran desconocimiento sobre la formulación de las cuentas y en muchas ocasiones se confunde con la aprobación de las mismas.

La realidad es que son dos trámites distintos con dos plazos diferentes:

a) Antes del 31 de marzo: los administradores deben formular y firmar las cuentas del ejercicio anterior.

b) Antes del 30 de junio: la Junta General de Socios debe aprobar las cuentas, lo que supone que los administradores la han debido convocar a tiempo.

Cuidado con los plazos:

Una práctica habitual pero nada aconsejable en las empresas es saltarse este trámite de la formulación de las cuentas y presentarlas directamente a la Junta de socios el día 30 de junio, firmándolas y poniendo una fecha anterior, generalmente el último día de marzo.

Mucho cuidado con esto porque los administradores que incumplan la obligación de formular las cuentas el primer trimestre del año pueden tener serias complicaciones, como explicamos a continuación, con dos ejemplos concretos.

Subtítulo: problemas en caso de concurso de la empresa.

Según la Ley Concursal uno de los supuestos en que se presume que el concurso de la empresa es culpable y por tanto sus administradores pueden ser declarados responsables, es cuando no se hubieran formulado las cuentas anuales.

Por tanto, el no formular las cuentas, no es una mera formalidad sino que nos puede traer alguna que otra complicación en el futuro si desgraciadamente la empresa termina en un concurso.

Problemas frente a acreedores de la empresa:

Imaginemos este supuesto (caso real): una empresa cerró el ejercicio social con pérdidas importantes lo que le llevó, al arrastrar problemas de antes, a verse incursa en causa de disolución.

Los administradores no pudieron hacer ninguna aportación económica que solucionara esta situación y en lugar de acordar la disolución decidieron continuar con la empresa confiando en poder superar estas dificultades.

Las cuentas, como marca la Ley, se aprobaron en Junta General de Socios de 30 de junio.

Sucedió que la sociedad finalmente, no pudo resistir y meses después, se vio obligada a cerrar. Un acreedor descontento, cuya deuda se había generado en los meses de abril y mayo presentó demanda contra los administradores  argumentando que estos debían conocer la situación económica de la empresa al menos desde el 31 de marzo en que estaban obligados a formular las cuentas.

El juez que conoció del asunto condenó a los administradores al pago de la deuda ya que estos incumplieron su obligación de adoptar las medidas para superar esta situación y por tanto deben  responder con su patrimonio personal de las deudas que se generasen a partir de ese momento.

Las medidas no debían ser adoptadas después de la junta de aprobación de cuentas, 30 de junio, como defendían los administradores, sino desde el momento en que éstos debieran conocer la situación real, es decir, con la formulación de las cuentas, 31 de marzo.  Menudo susto…